De functie

In deze rol ben jij als het ware de dirigent van het administratieve proces. Je overziet alles; je bent hands-on betrokken, maar ook kritisch op het geheel. Je weet jouw rol zo in te zetten dat de kerntaak van de organisatie soepel verloopt en zorgt ervoor dat alle logistieke en administratieve puzzelstukjes perfect in elkaar passen.

Net als een dirigent leid je het proces met precisie, zorg je voor harmonie tussen de verschillende afdelingen en bewaak je het ritme van de administratieve stroom. Met jouw proactieve houding en aanpak bekijk je alle administratieve knooppunten van de complexe (internationale) transportprojecten. Je helpt deze processen te verbeteren en waar mogelijk te automatiseren.

Daarbij ben je de schakel binnen verschillende stakeholders in de organisatie (o.a. Chauffeurs, Fleet, Transport Management, Planning, IT, Finance, Externen, etc.). Weten wat er bij de chauffeurs speelt en waar zij tegenaanlopen is cruciaal voor het succes. Zij vormen de spil binnen de organisatie en zijn essentieel voor het succes van de operatie. Jij bent hun aanspreekpunt, ondersteunt hen bij praktische en administratieve zaken en zorgt ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Van het beheren van masterdata tot het signaleren van verbeterkansen, jij bent de verbindende factor tussen de chauffeurs en de rest van de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheren en optimaliseren van de chauffeursdatabase en ervoor zorgen dat alle documenten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Verwerken en opstellen van freelancecontracten en certificaten.
• Ondersteunen van chauffeurs bij administratieve en praktische vragen, zoals tachograafdata en boetedossiers.
• Coördineren van onboardingprocessen, trainingen en functioneringsgesprekken.
• Signaleren van verbeterpunten binnen administratieve processen en proactief bijdragen aan oplossingen.
• Adviseren van interne teams, zoals planners en coaches, en fungeren als schakel tussen verschillende afdelingen.